چگونه جلسات مثمرثمر داشته باشیم و از روند موفقیت و برنامه هایی که به پیشبرد آنها می انجامد اطلاع و آگاهی پیدا کنیم؟

توی محل کار شما هم مدام جلسات بی فایده و وقت گیر برگزار میشه؟ این پست رو بخونید تا یاد بگیرید اگر برگزار کننده

جلسه آمادگی نداشت شما باید چطور رفتار کنید و پست رو هم براشون بفرستید تا اصول برگزاری جلسه رو یاد بگیرند.

تعامل و گفتگو با افرادی که مهارت ها و رویکردهای متفاوتی دارند از مهم ترین ارکان دستیابی به اهداف تیم و به طور کلی سازمان است ، و برگزاری جلسات نقشی

کلیدی در بررسی کارامدی برنامه ها دارند.

از آنجایی که ممکن است در جلسات افراد به راحتی از هدف اصلی جلسه دور شوند .

1-وجود برنامه و ساختار مشخص: دستور جلسه به شرکت کنندگان کمک می کند بخش های مربوط به خود را بهتر مورد مطالعه و بررسی قرار دهند و با آمادگی بیشتری

در جلسه حداقل یک روز قبل از جلسه برای تمام حضار ارسال شود تا افراد با تمرکز بیشتری سرفصل های مهم و نکات کلیدی را بررسی کنند.

اگر به جلسه ای دعوت شدید و دستور جلسه توزیع نشده بود، حتما از مسئول جلسه بخواهید در ابتدای جلسه دستور آن را تنظیم کرده یا اهداف و ساختار آن را به

 طورشفاف برای شما تشریح کند.

2-تعیین زمان پایان جلسه و اجرای آن:

در هنگام تعیین زمان آغاز جلسه ، پایان آن را نیز تعیین کنید و حتما به این زمانبندی مقید باشید .با وجود محدودیت زمانی ، تمرکز حضار بر موضوع اصلی بحث متمرکز

شده، از حاشیه ها جلوگیری می شود و جلسه طبق برنامه پیش خواهد رفت. در جلسات بزرگتر و رسمی تر که افراد بیشتری باید نظرات خود را ارائه دهند، یک نفر

را مسئول تنظیم زمان جلسه کنید تا در صورت طولانی شدن بحث هریک از افراد ، این مسئله را به آنها گوشزد کند.

3-آمادگی: آمادگی کلید کارایی و موفقیت جلسات است. در صورتی که به بازخورد حضار در مورد موضوعی خاص نیاز است ، اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای

جمع آوری اطلاعات مورد نیاز را دارند . سرپرست و اعضای جلسه باید آمادگی ارائه ایده های خود و پاسخگویی به سوالات سایر شرکت کنندگان را داشته باشند و

همچنین مباحث احتمالی را پیش بینی کنند تا بدانند چگونه بحث در مورد موضوع جلسه را پیش ببرند تا بدانند چگونه بحث در مورد موضوع جلسه را پیش ببرند تا

به طور بهینه از زمان استفاده شود.

4-فرصت صحبت کردن برای تمام حضار: تمام شرکت کنندگان جلسه تمایل دارند فرصت صحبت و ارائه نظر خود را داشته باشند، به این ترتیب باید فضایی فراهم باشد

تا افراد به راحتی بتوانند به ارائه افکار و نظراتشان بپردازند .

در صورتی که یکی از حاضرترین به پروژه خاصی علاقه مند باشد یا اعتراضی در مورد موضوعی داشته باشد، باید پیش از رد شدن نظرش اجازه صحبت با خاطری

آسوده را داشته باشد.